Die Herausforderungen an gemeinnützige Verbände, NGO und NPO im Bereich Technik und Digitalisierung sind ebenso vielfältig wie in gewinnorientierten Unternehmen.
Ich möchte hier den Bereich Telekommunikation genauer betrachten. In meiner langjährigen Zusammenarbeit mit gemeinnützigen Organisationen und sozialen Diensten und Einrichtungen erlebe ich immer wieder, wie insbesondere in den letzten zwei Jahren Lösungen im Bereich Telekommunikation dringend benötigt werden. Auch in diesen Bereichen müssen Mitarbeitende von zu Hause arbeiten, Rufbereitschaften organisiert, Administratoren entlastet, uvm. werden.
Auf Grund fehlender technischer Kompetenz in kleineren und mittleren Organisationen scheitert es oft an der Umsetzung. Der Wunsch – und auch die Notwendigkeit – nach Vereinfachung und Optimierung ist dabei aber gegeben.
Die Lage der gemeinnützigen Organisationen ist oftmals prekär, was die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen angeht. Es besteht häufig eine Abhängigkeit von öffentlichen Fördermitteln und Spendengeldern. Daher sind Investition in neue Technik – auch wenn diese langfristige Einsparungspotential bietet – ein schwieriger Schritt. Die Software-Branche kann hier mit innovativen Geschäftsmodellen punkten und somit zur nachhaltigen Entwicklung des Sektors beitragen.
Insbesondere Microsoft unterstützt den Bereich monetär mit einer extremen Reduzierung der Lizenzkosten für bspw. Office 365 Produkte. So können kostengünstig Modern Workplace Lösungen wie Microsoft Teams kostenlos eingesetzt werden. Selbst bei dem als Standardprodukt im Markt zu bezeichnenden „Microsoft 365 Business Standard“ werden lediglich 2,50€ je User mtl. für NGO NPO angesetzt (zum Vergleich: ab 10,50€ mtl. je User für gewinnorientierte Unternehmen).*
Wie wird aus MS Teams nun eine Telefonanlage für NGO und NPO?
NGO und NPO die bereits MS Teams einsetzen, benötigen wie alle Unternehmen zwei Grund-Voraussetzungen, um mit MS Teams auch extern zu telefonieren:
1. die passende Lizenz seitens Microsoft, die in der Lizenz E5 bereits enthaltene „Phone System“, die in allen anderen Lizenzen hinzugebucht werden kann (ca. 3,-€ für NGO/NPO, ca. 7,-€ mtl. sonstige Unternehmen)*
2. Anbindung an das Telefonnetz (Artikel Anbindungsarten Linked IN)
Diese beiden Voraussetzungen sind heute als Standard zu bezeichnen und kostengünstig einzurichten/umzusetzen.
Die Vorteile, die sich daraus ergeben sind erheblich:
- Schnelle Gewöhnung von Teams Usern in die externe Telefonie
- Eine einheitliche Plattform für die gesamte Kommunikation
- Einfaches Handling auch für technisch weniger versierte Mitarbeitende, da auf allen Endgeräten dieselbe Oberfläche und Steuerung für Anrufe, Anrufgruppen, Umleitungen, Sprachnachrichten genutzt wird
- Einheitliche Administration über alle Nutzenden
- Entfall der klassischen Telefonanlage mit Kauf-/Miet-/Wartungsverträgen und den damit verbundenen Abhängigkeiten
- Entfall von Cloud-PBX Lösungen, die in der Regel Schulungen, Administration, Firewalleinstellungen und hohe Kosten pro User verursachen
- Nahezu ausfallsichere Kommunikation (wann ist bei Ihnen Teams das letzte Mal ausgefallen?)
Fazit
Für den Benutzenden in NGO und NPO stellt das bereits eingeführte und etablierte MS-Teams nach der Erweiterung zur Telefonanlage eine erhebliche Vereinfachung dar.
Für IT-Verantwortliche und Administratoren, wie auch für externe IT-Dienstleister, vereinfacht sich die tägliche Arbeit mit MAC´s (moves, adds, changes) durch eine zentrale Administration und Wegfall der typischen Telefontechnik, sei es installiert oder in der Cloud.
Für Kostenverantwortliche dürfte der Aufwand seitens Microsoft mit ca. 3,-€* je User mtl. deutlich unter den Kosten einer herkömmlichen Telefonanlage oder einer Cloud-PBX liegen.
In eigener Sache
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*alle genannten Preise zzgl. MwSt. Irrtum vorbehalten. Quelle für Preise Microsoft: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/nonprofit/plans-and-pricing?market=de