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Unsere Top-Teams-Tipps

In unserem Arbeitsalltag können wir uns das Kollaborationstool Microsoft Teams nicht mehr wegdenken. Es vereinfacht nicht nur unsere Teamarbeit, sondern ermöglicht erst die reibungslose Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen, Dienstleistern sowie Kundinnen und Kunden im Büro, mobil und im Homeoffice. Unser Team setzt dabei auf die vielen praktischen Tools wie Videokonferenzen, Chat und Planner für optimales Teamwork. Wir haben Ihnen unsere Top-Tipps und -Tricks aus unserem Arbeitsalltag für MS Teams zusammengestellt:

Tipp 1: Den eigenen Bildschirm teilen

Um Ihren Kollegen und Kolleginnen ein Thema beispielsweise durch eine Präsentation oder Bilder zu verdeutlichen, können Sie sie ganz einfach mit auf Ihren Bildschirm gucken lassen.

Tipp 2: Besprechungen aufzeichnen

Um ein Protokoll zu erstellen, abwesende Kolleginnen und Kollegen zu informieren oder einfach als Gedächtnisstütze können Sie wichtige Video- und Telefonkonferenzen mit mehreren Mitgliedern in Teams mit wenigen Klicks aufzeichnen.

Tipp 3: Virtuelles Hintergrundbild in Videokonferenzen einsetzen

Im Homeoffice verwischen die Grenzen zwischen Büro und Zuhause schnell. Mit einem virtuellen Hintergrund wahren Sie nicht nur Ihre Privatsphäre – Sie können Ihre Umgebung neutral, professionell oder nach einem bestimmten Anlass gestalten.

Tipp 4: Ein Team einrichten

Für Projekte, Abteilungen oder Arbeitsgruppen ist es sinnvoll, ein separates Team zu erstellen. Dadurch können die Mitglieder eines Teams Dokumente teilen, im eigenen Team-Chat schreiben und einen Überblick über die gemeinsamen Aufgaben erhalten.

Tipp 5: Apps in Teams hinzufügen

Das Einbinden von Apps und Drittanbieter-Anwendungen macht die Zusammenarbeit in einzelnen Teams einfacher und eröffnet viele Möglichkeiten.

Tipp 6: Word-Dokumente im Team gemeinsam bearbeiten

Mit Teams können Sie nicht nur mit Ihren Kollegen und Kolleginnen innerhalb eines Teams kommunizieren, sondern auch gemeinsam Dateien wie Word-Dokumente bearbeiten.

Tipp 7: Lesezeichen im Chat setzen

Schreiben Sie mit vielen Kolleginnen und Kollegen im Chat ist es oft nicht leicht, den Überblick zu behalten – wichtige Nachrichten werden schnell überlesen und geraten in Vergessenheit. Unser Tipp: Nutzen Sie Lesezeichen, mit denen sich Nachrichten später leichter wiederfinden.

Tipp 8: Kurzbefehle "/" und "@"

Manchmal muss es im Arbeitsalltag schnell gehen. In Teams gibt es zwei fixe Abkürzungen, die wir Ihnen gerne vorstellen möchten.

Tipp 9: Teams-Button für die E-Mail-Signatur erstellen

Um auch mit E-Mail-Empfängerinnen und -Empfängern außerhalb der eigenen Organisation in Teams chatten oder telefonieren zu können, nutzen wir einen Teams-Button mit direkter Verlinkung in unseren Chat in unserer E-Mail-Signatur. Voraussetzung: Das Gegenüber muss auch mit Teams arbeiten.

Tipp 10: Aus Outlook-E-Mails zur Teams-Besprechung einladen

Teams ist oft nur ein zusätzlicher und meist nicht der einzige Weg, mit Kolleginnen und Kollegen zu kommunizieren. Häufig läuft die tägliche Abstimmung über den E-Mail-Dienst Outlook ab. So können Sie alle Teilnehmenden eines E-Mailverkehrs in Outlook zu einer Teams-Session einladen.

Tipp 11: Teams-Kontakte in Gruppen ordnen

Teams ist nicht nur ein Tool, um mit Kolleginnen und Kollegen zu kommunizieren, sondern bietet sich auch für die Zusammenarbeit mit Dienstleistern sowie Kundinnen und Kunden an. Um den Überblick über die eigenen Kontakte nicht zu verlieren empfehlen wir Ihnen Kontaktgruppen.

Tipp 12: Chat-Nachrichten formatieren

Kennen Sie das? Sie schreiben eine Chat-Nachricht und wollen in einer neuen Zeile weiterschreiben. Sie klicken „Enter“ und – verschicken versehentlich die unfertige Nachricht. Mit der Rich-Text-Bearbeitung lässt sich dieses Problem umgehen.

Tipp 13: Abwesenheitsplan in Teams einrichten

Wussten Sie schon, dass Sie Ihre automatische Antwort auch in Teams statt in Outlook planen können? Besonders praktisch: Der Abwesenheitsstatus wird mit Ihrem Outlook-Kalender synchronisiert.

Tipp 14: Teams in hell, dunkel oder mit mehr Kontrast einstellen

Bereits bei vielen beliebt ist das dunkle Design, der Dark Mode, von Microsoft Teams. Neben dem Standard- und dem dunklen Design gibt es auch eine Darstellungsoption mit hohem Kontrast.

Extra-Tipp: Integrieren Sie Teams-Videokonferenzen, -Telefonanrufe und -Chat ganz einfach in Ihre bestehende Telefonanlage! Mehr Infos: Universe4Teams | abakus-tk (abakus-tk.de)

 

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